В отчетность вкралась ошибка?

Работа бухгалтера славится своей точностью и скрупулезностью. Практически любая неточность в расчетах может привести к штрафным санкциям. Если уж «несчастный случай» произошел, главное вовремя и правильно исправить ошибку, дабы минимизировать возможные негативные последствия.

 Чаще всего «дорогу» в регистры бухгалтерского и налогового учета ошибкам открывают «неправильные» первичные документы. Поэтому самый лучший способ избежать учетных «огрехов» – должным образом позаботиться о «первичке». Но даже если недочеты уже прокрались в учет, это не смертельно – все можно исправить. Правда, следует помнить, что бухгалтерский и налоговый учет предусматривают для этого разные правила.

 Бухгалтерские правки

Главное правило приведения бухгалтерского учета в должный вид – ошибки исправляются в том отчетном периоде, в котором они выявлены. Об этом говорится в пункте 39 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н. Порядок внесения исправлений зависит от конкретного времени обнаружения ошибки.

Так, если это произошло в рамках того года, когда, собственно говоря, недочет и был допущен, то его исправляют в том месяце, когда тот был выявлен.

Если же ошибку обнаружили уже по окончании отчетного года, но при этом бухгалтерская отчетность еще не подписана и не сдана, то правки датируют декабрем года, в котором имел место недочет.

Наконец, наиболее неприятны «огрехи», которые все же просочились в годовую отчетность. Иными словами, речь идет о ситуациях, когда ошибка выявлена уже после сдачи баланса и отчета о прибылях и убытках. В этом случае порядок ее исправления будет зависеть от того, к каким последствиям она привела.

«Погрешности», которые не привели к искажению финансового результата, не исправляют вовсе. Исключением является лишь ситуация, когда они могут привести к неправильному отражению доходов или расходов в будущем. Тогда в текущем периоде все же необходимо сделать уточняющие проводки.

Если допущенный недочет привел к искажению финансового результата, то неучтенные доходы или расходы отражаются на счете 91 как прибыль или убыток прошлых лет, выявленные в отчетном периоде.

Для исправления ошибок, допущенных при ведении бухучета, существует два способа. Первый из них заключается в применении «красного сторно». Он используется в том случае, когда нарушена корреспонденция счетов. Первоначальная проводка сторнируется (отражается с минусом), а затем делается правильная запись. Этот же метод применяется и в том случае, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма операции отражена в большем объеме, чем необходимо.

Если же ошибка состоит в том, что в проводке указана меньшая сумма, то в «красном сторно» нет никакой нужды. В данном случае просто используют дополнительную запись на сумму, которая не была отражена в учете. Это и есть второй способ исправления ошибок.

В любом случае каждую корректировку, которая производится в учете, стоит оформить соответствующей бухгалтерской справкой. Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», это позволит в случае необходимости, например при проведении аудиторской или налоговой проверки, быстро восстановить ситуацию, которая потребовала внесения правок. Кроме того, такая справка послужит отличным документальным обоснованием.

Однако, безусловно, ошибки допускаются не только при отражении тех или иных хозяйственных операций, но и на этапе составления отчетности. Неточность может быть допущена при разнесении по группам доходов и расходов или при распределении задолженности. В этом случае необходимо иметь в виду, что утвержденную бухгалтерскую отчетность исправить нельзя – понятия «уточненный» баланс или отчет о прибылях и убытках не существует. Но корректировочные операции следует отразить в пояснительной записке. Тогда требование о сопоставимости отчетности предыдущего отчетного периода и текущего будет соблюдено (п. 10 ПБУ 4/99). 

 Налоговая корректура

В отличие от бухгалтерского учета в налоговом ошибки следует исправлять именно в том периоде, когда они были допущены.

Так, особых проблем не возникнет, если «погрешность» была обнаружена в том же отчетном (налоговом) периоде, в котором она имела место, или после его окончания, но до представления декларации. В первом случае ее можно исправить в момент обнаружения или даже задним числом, если позволяют технические средства. Во втором корректировку просто необходимо учесть при подаче отчетности. Во всех остальных ситуациях для исправления недочетов придется представлять уточненную декларацию, причем по той форме, которая действовала в период совершения ошибки (п. 1 ст. 81 НК).

Здесь следует отметить, что обязанность произвести корректировку и подать «уточненку» возникает не всегда. Все зависит от того, к каким последствиям привела «погрешность». Так, если в результате ошибки величина налога к уплате была занижена – фирма должна представить уточненную декларацию с правильной суммой. Если нет – подача «уточненки» всего лишь право компании и не более того.

Наибольшие неприятности ожидают организацию, когда «погрешность» обнаружена уже после сдачи отчетности, а также по истечении сроков ее представления и уплаты налога. В этом случае, чтобы избежать штрафа за несвоевременные расчеты с бюджетом, компании необходимо сначала доплатить «заниженный» налог и пени. Уже после этого следует представить «уточненку» за период, в котором была допущена ошибка, и за все последующие отчетные периоды, в которых использовались недостоверные данные.

Если же ошибка обнаружена после истечения срока, установленного для представления декларации, но до последней даты для расчетов с бюджетом, то перед подачей «уточненки» достаточно доплатить налог (ни о каких пенях уже речь не идет).

В случае когда «ошибочная» декларация представлена заранее и «погрешность» выявлена еще до истечения законодательно установленного срока сдачи отчетности, достаточно просто подать «уточненку». Тогда декларация будет считаться поданной именно в день представления «правильного» варианта (п. 2 ст. 81 НК).

В приведенных случаях речь идет об ошибках, которые привели к занижению суммы налога, а значит фирма обязана их исправить. Когда же последствия недочета не так страшны, то, по большому счету, если не жаль расставаться с деньгами просто так, о «погрешности» можно и забыть. Тем более что при подаче «уточненки», из которой следует, что компания переплатила в казну, налоговики вправе назначить повторную выездную проверку уточняемого периода. Правда, период, который может быть подвергнут ревизии, ограничивается тремя годами, предшествующими тому, в котором производится корректировка (п. 10 ст. 89 НК).

Нередко определить период, в котором была совершена ошибка, не представляется возможным. В этом случае пересчитываются база и налог за тот отчетный (налоговый) период, в котором выявлена «погрешность». Полученные суммы относят на внереализационные доходы (или расходы) как доходы (или убытки) прошлых лет, выявленные в отчетном периоде (п. 10 ст. 250 и подп. 1 п. 2 ст. 265 НК).

 Л. Кучина, эксперт  «Федерального агентства финансовой информации»