- Главная /
- Услуги /
- Бухгалтерские услуги /
- Статьи по бухгалтерскому учету /
- Как правильно работать с электронным документооборотом
Сейчас всё чаще и чаще мы слышим о таком термине, как электронный документооборот (ЭДО). Некоторых бухгалтеров это пугает, но на самом деле новшество нацелено на упрощение работы с документами, а также с их последующим обменом. Конечно не все пока знают как работать с ЭДО и даже как начать им пользоваться. В этой статье мы рассмотрим основные моменты, которые помогут внедрить в Вашу компанию электронный документооборот.
ЭДО по виду взамодействия условно можно поделить на 3 вида:
- Веб-клиент специализированного сервиса ЭДО.
- Интеграция с бухгалтерской учетной системой.
- Интеграция с системой документооборота.
Веб-клиент специализированного сервиса ЭДО
В данный момент на рынке облачного документооборота уже присутствует как минимум несколько сервисов, заслуживающих внимания: qFlow, Контур, Комитет24, СБиС и др. Такие сервисы предлагают ведение ЭДО с помощью веб-интерфейса, т.е. прямо на сайте сервиса с помощью любого интернет-браузера. Для работы нет необходимости устанавливать какие-либо программы. на свой компьютер. Обычно для начала работы необходимо зарегистрироваться, установить электронную цифровую подпись (ЭЦП), оплачиваете услуги и всё - Вы можете работать. В таких сервисах ЭДО Вы можете создавать, просматривать, редактировать документы, выгружать для обмена с контрагентами и др.
Плюсы данного вида решения очевидны: во-первых, Вы можете работать из любой точки Планеты, Вам необходимо только знать логин и пароль для доступа к сервису. Во-вторых, разработчики сервиса постоянно его дорабатывают, внедряют новый функционал с учетом изменений в Законодательстве РФ.
Из минусов стоить отметить пожалуй только один - работать в веб-интерфейса с большим количеством документов не самый удобный способ, поэтому он подходит в основном для небольших компаний с небольшим количеством транзакций в документообороте.
Интеграция с БУС (бухгалтерской учетной системой)
Большинство бухгалтеров работают в популярных программах по ведению бухучета, например в 1С: Бухгалтерия, СБиС, Галактика, SAP и др. Было бы неразумным не использовать в них ЭДО. Конечно же, интеграция сервисов ЭДО с БУС уже реализовано и она идеально подходит для как для средних, так и достаточно крупных компаний, которые имеют достаточно большой объем документооборота.
Преимущества такой интеграции заключается в том, что бухгалтеры работают с документами в привычной для них программе, что сокращает время на обработку электронных документов и снижает риск ошибки. Стоит заметить, что многие операторы ЭДО бесплатно предоставляют типовые решения, которые можно без особого труда установить на свой компьютер.
Такой способ зачастую используется в компаниях с устойчивым объемом продаж, постоянным документооборотом с большим количеством номенклатурных позиций. Обезопасить свой бренд компании необходимо регистрацией товарного знака. Не всегда бренд соответствует уникальности, что может повлечь за собой серьезные проблемы и разберательства в суде. Как провести процедуру регистрации ТМ без потерь времени и средств читайте на сайте и обращайтесь за помощью к профессионала в этой сфере. Они проведут регистрацию по всем нормам с минимальными рисками.
Интеграция с системой документооборота (СЭД)
Если Вы уже используете СЭД в своей компании, то можно интегрировать её с одним из сервисом обмена ЭДО. У многих операторов уже существуют так называемые типовые коннекторы, которые при этом абсолютно бесплатны. Преимущество такой интеграции заключается в том, что Вам не надо распечатывать документы для обмена с контрагентами - система сама определит через какого оператора отправить тот или иной документ.
Если у Вас остались вопросы после прочтения данной статьи, то Вы можете обсудить её в социальных сетях задав вопрос в одной из нашей группе. Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у наших специалистов. Звоните!